Деловые имейлы. Основные правила переписки

Адрес

Рабочий электронный адрес используйте только по назначению. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции.

Тема

Заполняйте графу «тема», иначе ваше письмо может попасть в спам. Слишком простые описания типа «план», «список» не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно. Не смешивайте в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем.

Стиль

Придерживайтесь деловой формы. Не используйте просящий, приказной тон. Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте. Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон.

Вложения

Если информации для передачи слишком много, не ставьте ее всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении. Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе. Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо. Сообщите о наличии прикрепленных файлов получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом.

Контакты

В конце письма укажите координаты: все доступные способы связи, должность, сайт компании, ссылки на социальные сети. При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. При наличии всех данных с вами будет проще связаться.

При подготовке статьи использованы материалы сайта syl.ru

Великий Новгород, Большая Московская, 24 © Clever